Planificar basándose en las cifras del ejercicio anterior es lo más fácil y demuestra una vez más, que el control de tu farmacia o de cualquier empresa en general, lo han tomado los economistas. En tu farmacia parece que tiene cierto sentido porque la farmacia es un sector muy maduro y por tanto con pocos cambios, ¿o no?
Pensar así te lleva al inmovilismo y a mantener tus tendencias. La opinión de tus asesores económicos es muy importante pero hay que conocer que ellos sólo opinan desde lo que ven. ¿Y que ven? Tan sólo números, facturas, opiniones de personas que acuden a su consejo sólo cuando hay problemas, etc.
Y con todo ello, actúan, aconsejan y hacen lo que pueden. Realmente todos sus consejos se basan en el supuesto de la continuidad de las cifras. Si todo sigue igual, y apenas cambia, podemos aceptar que los resultados serán muy parecidos. Son muy reactivos y muy poco proactivos y tú necesitas anticiparte a lo que pudiera venir. Su consejo es necesario pero no suficiente en un entorno tan dinámico como el actual en el que parece que nada cambie pero todo se mueve a gran velocidad.
Con esto lo que sucede es que si las tendencias van a ser siempre las mismas y nada cambiamos, nada cambiará. Lo sabido, haciendo lo mismo no podemos esperar resultados distintos. Incluso peor. Si pensamos que nada cambia pero si que lo hace, el cambio nos pasará por encima.
Nuestros pronósticos son más ajustados en la medida en que los hagamos para un periodo más corto y próximo. En el corto plazo, cada vez más corto, todo esto de la proyección de cifras es aceptable pero si queremos provocar cambios de tendencias hay que hacer cosas, actuar.
Por ello, y sabiendo que los planes basados en el pasado sólo son buenos a muy corto es por lo que se impone a nivel de gestión la planificación continua.
Esta planificación continua no es simplemente una actualización del presupuesto anterior, es una proyección a muy corto que nos ha de permitir afrontar con garantías los cambios que queremos introducir y acertar en el corto acerca de lo que se necesita para que nuestra predicción/planificación suceda tal y como la prevemos. Esencial planificar y acertar las necesidades sobre todo de financiación y resultados (en el corto acertar con los resultados es más probable porque no podremos sensatamente planificar resultados muy extraordinarios, muy diferentes basados en los cambios que hayamos realizado, en ese periodo tan cercano en el l tiempo).
El denominado en inglés rolling forecasts, consiste en la realización de previsiones recurrentes sobre la base unos pocos factores clave y estables del negocio. El factor más usable en una farmacia es el de la previsión de ingresos o ventas basado en crear un algoritmo (si, nosotros también podemos crear uno), de previsión sobre la base de ponderar las medias de ventas del largo plazo (mismo periodo de hace un año) con el inmediatamente anterior. Buscar medias de venta diarias y ver en el calendario el número de días hábiles y planificar sobre ellos. Tener datos acerca de si llovió, si hubo una manifestación, una huelga o cualquier otro evento que afecte a las medias diarias nos puede hacer aprender acerca del cómo nos afecta cada uno de esos factores.
De este modo se pretendemos anticipar los riesgos y oportunidades que plantea un entorno ligeramente dinámico, y alinear periódicamente los recursos que llegarán y los que necesitaremos teniendo en cuenta, pero de modo muy incipiente, los resultados que prevemos en las acciones que desarrollemos.
Con esto, conseguiremos centrarnos en unos pocos, pero controlables, factores variables y establecer la relevancia de los mismos. Permite recrear y analizar de modo permanente las previsiones y sus condicionantes. Conecta directamente plan y realidad de modo que podremos reaccionar más fácilmente a cualquier desviación porque la misma no será demasiado grande en ningún sentido. No le hemos dado tiempo.
Si somos capaces de involucrar en este proceso continuo, lo cual no es difícil, a todos los colaboradores nos permitirá, entre otras cosas, establecer sistemas de incentivos creíbles y aceptados.
La previsión continua nos ofrece la posibilidad de actuar antes en las desviaciones y por ello alterar significativamente si toca, las previsiones a más largo plazo (en una farmacia largo plazo es hoy en día, un año y plazo medio debería ser trimestral (o cuatrimestral) y de modo directo nos introduce en la dinámica continua del negocio al reconocer las acciones y sus consecuencias en un periodo muy breve de tiempo. También llegaremos a identificar aquellas variables que tienen una influencia decisiva sobre las ventas y en menor medida también sobre los costes (en menor medida porque los costes son más fáciles de prever), variables como ofertas, escaparates, cambios de ubicación, venta cruzada, precios, carteles, lluvia, etc.
A los asesores les facilitaremos también su labor consejera al aportar mayor fiabilidad al presupuesto anual (o trimestral) y nos permitirá un debate más parejo entre lo que es económico financiero (de lo cual ellos saben aconsejar) y lo que es el mercado y el futuro.
Y el hacer partícipe a todo el equipo (o básicamente a quien se lo merezca porque se involucre) significa tener colaboradores reales en la dirección de la farmacia y nos solo contar con personas que pasan el día en la misma, trabajando, pero no aportando soluciones que es lo que realmente necesitamos.