Dentro de los artículos dedicados en este blog a mejorar la productividad propia hemos tratado la convocatoria de reuniones y la gestión de las mismas para evitar las que son inútiles y para hacer más eficientes las que si son necesarias.
Con este mismo ánimo vamos a pensar sobre el uso que hacemos del correo electrónico, tanto el que emitimos como del que recibimos y el tiempo que nos hace perder.
Para empezar una breve reflexión sobre el carácter gratuito del e-mail. Esta es la principal razón de que se propague tanto. Es la evidencia de que a coste cero, demanda infinita.
Si tal y como dijo su inventor, el envío de cada e-mail costara un céntimo, su uso se reduciría drásticamente y al menos pensaríamos a quien mandar o no mandarlos. Y puestos a recibir, se acabarían esos robots que existen que se dedican a mandarlos indiscriminadamente y que constituyen el grueso de eso que llamamos spam, por no hablar de virus en cadena, pishing, etc.
Las nuevas tecnologías nos ayudan a ser muchísimo más productivos pero también ejercen su poder sobre nosotros y a menudo no somos capaces de escapar de sus encantos.
Ahora cualquier dispositivo móvil nos permite revisar correo, mensajes, calendarios, notas, tareas, etc. Teléfono, tabletas, relojes inteligentes, etc.
¿Cuántas veces al día miras el correo? ¿Cuántas el Whatsapp? Y en función de tu franja de edad, ¿cuantas veces revisas Instagram, Facebook, Linkedin, Tweeter, etc.? ¿En cuántas listas de correo o grupos de Whatsapp estás?
Desde un punto de vista estrictamente profesional, en tiempo de trabajo y no de ocio, (si te es posible distinguir entre ambos), empleas excesivo tiempo y energías en la gestión de la bandeja de entrada de tu correo electrónico. Hay cada vez más estudios sobre el asunto y la mayoría lo cifran en torno a un 28% de tu tiempo dentro de la jornada laboral.
Esto se debe entre otras causas a que utilizamos el correo como una herramienta primordial para mantener conversaciones, intercambiar ideas, transmitir información, avisar las reuniones, o compartir imágenes, vídeos y documentos. El buzón de entrada se ha convertido en la opción más cómoda para que todo el mundo te haga llegar sus peticiones, ya que, además, es capaz de absorber más entradas que si las atendieras en persona. Y deja rastro, aspecto este muy conveniente para descansar conciencias y traspasar culpas y/o responsabilidades. Es aquello de yo te lo pasé por mail. Como si esto pudiera suponer que yo tenga la obligación de leerlo, de enterarme o de si ha ido o no a parar a la bandeja de spam.
Dada la necesidad de reducir esta carga de trabajo han surgido innumerables aplicaciones, herramientas, métodos o extensiones que intentan ayudar a lograrlo.
Son múltiples los consejos que se publican para aumentar la productividad. A modo de resumen no exhaustivo están las siguientes:
- Consultarlo sólo dos o tres veces al día en horas concretas y asignar tiempos para trabajar en él.
- Establecer reglas para que los correos se ordenen a su entrada de manera automática de modo que pueda priorizar y ordenar su lectura y respuesta.
- Tener todos los correos archivados en carpetas por motivos o remitentes, para poder trabajar con orden y concentración.
- Disponer de un sistema de recordatorio (una carpeta por ejemplo de pendientes de responder), para acceder a correos importantes pendientes.
- Utilizar códigos de colores para determinar prioridades.
- Transformar los correos en tareas de modo que ninguno se quede sin atender (hay programas de tareas en casi todos los gestores de correos (Hotmail, Gmail, Yahoo, etc.).
- Disponer de plantillas para simplificar la redacción de correos similares y habituales tal y como hacen la mayoría de los relojes inteligentes cuando recibes y ves a su través un correo.
- Darse de baja de listas de correos innecesarias (o pasarlas a spam).
- No escribir más de dos párrafos o cinco frases en cada correo. Para mayor información anexar y crear documentos.
- Definir con claridad el campo del asunto para poder recuperarlos con facilidad y para que el receptor vea claramente el mismo.
- No escribir a nadie que no sea necesario
- Pensar si es mejor llamar y hablar que escribir y si es así, hacerlo.
- Para establecer el valor que tienen o puedan tener los correos, cuando te lleguen, decide si:
- Es algo que requiere acción o no.
- Hay que responder de inmediato o puedes abordarlo más tarde.
- Es sólo información que debes guardar
- Si hay que desechar.
Para ello:
- Ponlos en contexto. Y si no aportan nada. Elimínalos.
- Establece el posible interés a partir de los asuntos y remitentes, y descubre las oportunidades que representan.
- Abandona todos aquellos que te distraen de lo que verdaderamente te importa
- Y sobre todo no contestes los que no supongan ningún interés. No conseguirías más que te devuelvan la respuesta y comenzar de nuevo.