Voy a tratar de explicar aquí como hacer los cálculos necesarios para realizar el cuadro de mando mínimo que propuse hace unos días.
- Ventas año vs ventas año -1
- Ventas año Farmacia media vs ventas año-1 farmacia media
- Margen absoluto año versus margen absoluto año -1 (margen sobre ventas se calcula del siguiente modo, ingresos por ventas – consumos y a su vez los consumos se calculan restando de las compras la variación de existencias. (es decir margen absoluto sobre ventas es = ventas- (compras- variación de existencias). La variación de existencias se calcula a una fecha dada, es decir, stock inicial – stock final.
- El margen relativo sobre ventas se calcula dividiendo el margen absoluto por el total de ventas y multiplicando por 100 (en tanto por cien o sin multiplicar en tanto por uno). Suele estar cerca del 30% antes de restar influencias de Reales decretos y descuentos comerciales.
- En el caso de márgenes sobre compras (realmente es sobre consumos, se calcula dividiendo por el total de compras (realmente consumos) y multiplicando por 100 (en tanto por cien o sin multiplicar en tanto por uno). Suele estar cerca del 40%.
- Stock medio año vs stock medio año -1 (el stock medio es la semisuma de los stocks inicial y final)
- La rotación en número índice año y rotación año -1. Se calcula dividiendo los consumos por el stock medio. Si utilizamos días en lugar de números índices, se calcula dividiendo 360 por el número índice, y obtenemos días de almacenamiento en valor.
- Número de personas en plantilla año y año-1.
- Coste total empresa del personal en plantilla del año y del año-1
- Horas trabajadas por cada uno en el año y en el año -1.
- Rotación de proveedores en el año y en el año-1. Esto se calcula dividiendo las deudas a final del periodo por el total compras a los proveedores. En este caso es mejor calcular en días por lo que se divide 360 por el número índice resultante.
- Umbral de rentabilidad del año vs umbral del año-1. Esto se calcula dividiendo por el margen relativo sobre ventas el total de gastos del año (excepto las compras de los productos que vendemos), y si lo queremos tener diario hay que dividirlo por el número de días que abrimos la farmacia.
- Cash flow del año vs cash flow del año-1. El cash flow se calcula sumando al beneficio antes de impuestos las amortizaciones realizadas.
- Beneficio del año vs beneficio del año-1.
Con esto confeccionaremos a partir de las cuentas anuales que tenemos que obligatoriamente presentar cada año, un pequeño cuadro que nos permitirá conocer rápidamente como vamos. Este cuadro se puede complicar haciéndolo por partes, es decir, por familias, por mas periodos (semestrales, trimestrales, mensuales, decenales, diarios, etc.), por mas años (no sólo año y año-1, sino también año-2,-3 etc.), y en el caso de farmacias muy endeudadas (de reciente adquisición) yo también incluiría un punto 15 comparando las amortizaciones realizadas sobre la deuda real (lo que ha variado el principal adeudado) y fiscal (lo que hemos amortizado según nos permite la ley). En cualquier caso esto no es más que un comienzo y aunque al leerlo suene complicado, una vez tengamos las cuentas anuales (balance de situación y cuentas de pérdidas y ganancias) veremos que es más fácil de hacer sobre una hoja Excel de lo que pensábamos.