Planificar aquello que está cambiando no es nada fácil como tarea. Precisamente el cambio es el factor que complica la planificación y por tanto, el que acierte con el cambio, el que se anticipe, será aquél que tendrá más probabilidades de acertar.
Los procesos de cambio se planifican aunque finalmente se desarrollan según las circunstancias emergentes, (el futuro ya no es lo que solía ser, escribía Machado). El planificar no asegura el acierto, pero al menos mejora el análisis de lo que puede ser, de lo que podemos hacer y de lo que vaya sucediendo.
Raramente sucede un proceso de cambio según lo que se previó. De hecho la planificación y su adecuación al mismo, su evolución en definitiva, se ve condicionada por la complejidad de las iniciativas e interacciones que aparecen en el desarrollo del mismo y que nos vayan a afectar. Las variables que afectan a los cambios son tantas y tan complejas que las simplificaciones que nos llevan al plan raramente van a acertar con lo que sucede.
La farmacia es un ámbito extraordinariamente (por inusual) estable, en lo que a gestión se refiere, pero aun así estamos inmersos en una vorágine de cambios legales y demográficos, que han hecho y hacen que la farmacia de hoy nada tenga que ver con la de hace tan sólo cinco o diez años. La crisis pasó, pero no de largo, es decir los cambios que se produjeron con la crisis (2010 a 2015) siguen y sus efectos continuarán. E incluso habrá muchos más cambios.
Deberás disponer de ventanas (momentos), para ajustar o corregir la dirección y las expectativas a la vista de los acontecimientos, buscando siempre el objetivo de la intención inicial de tu plan, en caso de que siga vigente. Esto exige la capacidad de manejarse en la incertidumbre, cosa que para algunos puede resultar difícil de gestionar por la sensación de falta de control. El grado de incertidumbre y de riesgo en consecuencia, van a ser una constante también en el mundo de tu farmacia y no hay análisis de la situación ni colección de datos que te asegure el éxito en tu previsión (plan) y aun así, deberás arriesgar y hacer cosas en previsión de lo que tu creas que va a suceder. El análisis y la necesidad de datos no pueden paralizarte en tu toma de decisiones. Y si es así deberás aprender a superarlo.
Gestionar la incertidumbre puede aparecer como un contrasentido. Pero podrás hacerlo si te apoyas en tus colaboradores, si te entrenas, si quieres realmente hacerlo, si tienes el valor para ello y tienes en cuenta los siguientes principios:
- Reconoce la dificultad.
- Confía en la capacidad de los que más saben.
- Facilita la interacción.
- Benefíciate de la diversidad. Las diferencias de capacidades, intereses, estilos y motivación de las personas deben ser una fuente de riqueza más que de conflicto. Diferentes puntos de vista pueden ayudar a encontrar diferentes soluciones.
- Duda. Duda como sistema, pero decide, no te quedes en la duda.
- No temas al error. Teme sus consecuencias y a no corregirlo. Planifica en cualquier caso que más vale un mal plan que ninguno. Y sobre todo marca objetivos y mide.
- No seas dogmático. No lo sabes todo. Ni tú ni nadie. Observa, analiza, piensa, planifica y actúa. Los demás también saben, tanto el resto de personas de tu equipo como tus competidores. Los demás no son ni más tontos ni más listos, son diferentes y la verdad tiene diferentes esferas y puntos de vista.
Tienes que vencer la tendencia innata a ejercer el control por encima de todo dada la aparente sensación de seguridad que proporciona. Basta con que te asegures que se dan las siguientes condiciones y confíes en tu gente para que puedan manejarse con éxito en esos entornos inciertos:
- Claridad en el propósito.
- Acuerdo en la estrategia.
- Disponibilidad de competencias diversas.
- Capacidad de observación y adaptación.
- Motivación y compromiso.
- Medios, tiempo y datos.
Y para detectar si el cambio avanza adecuadamente comprueba que se establecen indicadores y medidas que tengan sentido.