Un plan es un documento escrito, concreto, conciso, y que ha de contener al menos las siguientes partes:
- Objetivos
- Medios
- Calendario de ejecución
- Mecanismos de control
Lo más importante es el establecimiento de objetivos lo cual no es tarea fácil.
Hay que definir previamente el alcance temporal del plan, es decir si es un plan anual o a mayor plazo. Mi consejo es que inicialmente el plan sea anual y que coincida con el ejercicio fiscal, porque así disfrutaremos de muchas facilidades para hacerlo ya que la Hacienda Pública nos obliga a muchos formalismos trimestrales y anuales que nos aportarán los datos necesarios para su elaboración.
Los objetivos han de ser alcanzables pero no fáciles. Con estas premisas no desilusionarán y no parecerán tampoco la carta a los Reyes Magos. Es importante cuantificarlos y justificarlos, es decir, expresarlos en Euros o en unidades de venta y justificar la cifra que se ha establecido como objetivo. Las cifras históricas son un referente básico, aunque no deben ni pueden ser el único. Nuestro plan ha de aportar medidas concretas y medibles, que alterarán la proyección “natural” de los datos estadísticos pasados. Es bueno comentar los objetivos establecidos con las personas que vayan a tener que ver con su cumplimiento y pactar con ellas su alcance.
Hay que determinar las personas y su responsabilidad asociada al plan, las fechas de puesta en marcha y su finalización y como veremos mas adelante el calendario de las actuaciones que se esperan.
Cuanto más desglosemos los objetivos mejor saldrá y más información obtendremos y podremos controlar. Esto significa en farmacia, establecer objetivos por categorías de productos o servicios (dermofarmacia, higiene buco dental, alimentación infantil, etc.).
Los medios también han de ser concretos y ajustarse a las necesidades y a las previsiones (el plan ha de ser coherente). Se ha de ser prudente, (en esta época de crisis) y tratar de utilizar medios a nuestro alcance. Pueden ser compartidos, reutilizados o reutilizables.
El calendario de ejecución es la base del plan y sobre todo del control de su cumplimiento por lo que también ha de ser rigurosamente establecido. La periodificación de las medidas que compongan el plan permitirá habilitar los medios en su justa medida y controlar lo adecuadas de las mismas.
El establecimiento de mecanismos de control ha de permitir la medida de las desviaciones y la puesta en marcha de las medidas correctoras necesarias.
Además, para su eficacia hay que establecer la responsabilidad de cada una de las medidas, la comunicación de la puesta en marcha del plan y de los efectos que del mismo se esperan así como de los esfuerzos que van a demandarse y controlarse. Los controles periódicos de ejecución además de para corregir, nos han de servir para evaluar continuamente el desempeño de las personas afectadas por el mismo, sus necesidades formativas y sus capacidades resolutivas. Habrá que reconocer los errores cometidos en la planificación y aprender para la siguiente vez.
La clave es delegar.